IMPLEMENTASI TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF PERUSAHAAN
Peranan teknologi informasi bagi
perusahaan sangatlah penting. Penerapan teknologi
informasi pada tiap perusahaan atau organisasi tentunya memiliki tujuan
yang berbeda karena penerapan TI pada suatu organisasi adalah untuk
mendukung kepentingan usahanya. Apalagi dengan kondisi saat ini, dengan
persaingan dan fluktuasi dunia bisnis yang tinggi sehingga penerapan TI
bukan hanya sebagai supporting tools saja, tetapi menjadi strategic tools,
dimana fungsi dan perannya lebih komprehensif dan lebih luas terkait pada
visi, misi dan tujuan perusahaan. Namun seringkali penerapan TI menjadi
gagal karena banyak proyek TI yang selalu tertunda dan berlarut-larut
sehingga telah menghabiskan banyak dana tetapi tidak membuahkan hasil.
Struktur organisasi bisnis dan proses manajemen yang baik juga merupakan
kunci sukses keberhasilan penerapan TI, sehingga faktor leadership menjadi
tantangan sekaligus hambatan pada banyak perusahaan karena terkadang
eksekutif puncak tak memiliki visi terhadap investasi TI-nya.
Konsep Manajemen Informasi dalam perusahaan.
Bagi banyak orang, kantor merupakan tempat korespondensi, persiapan
formulir dan laporan, penyimpanan data, dan berkas oleh juru ketik, sekretaris,
arsiparis, petugas pemberkasan, operator mesin, supervisor dan manajer. Latar
di atas sering melibatkan produk fisik – surat, memorandum, dan laporan yang
ditulis; pernyataan dan nota yang disiapkan; catatan dan rekaman; lemari berkas
yang berisi salinan arsip. Kantor ini ada wujudnya, tapi bagi mahasiswa
manajemen perkantoran administratif, ini merupakan gambaran umum sebuah kantor.
Berbeda dengan kantor
dulu, dunia kantor sekarang terus berkembang. Latarnya lebih luas, tergantung
pada sistem mesin elektronik yang mempengaruhi organisasi. Dunia kantor baru,
tidak menekankan pada data atau formulir, tapi pada informasi. Bukan pada
mesin, tapi pada sistem dimana mesin dan pegawai berfungsi. Manajemen
kantor administratif, mirip dengan manajemen informasi, menjadi bidang kerja
dinamis yang terdiri dari sistem administrasi, proses data, reprografis, proses
kata, manajemen data, telekomunikasi dan mikrografis. Perubahan yang membawa
pandangan baru dunia kantor memberi spesialisasi untuk banyak pekerja dan
perlunya manajer kantor administrasi yang memiliki pengetahuan yang luas.
Manajemen juga berlaku pada
manajemen fungsi kantor. Manajer kantor bertanggung jawab merencanakan,
mengorganisasi dan mengotrol semua kegiatan perusahaan dan mengarahkan orang
untuk mencapai tujuan perusahaan. Fungsi manajemen kantor terbatas pada
layanan berkas dan pegawai. Adanya perkembangan zaman dan metode informasi
muncul tuntutan agar informasi dan krputusan dilakukan lebih cepat. Manajemen
mulai tergantung pada kekuatan kantor karena teknologi komunikasi dan komputer
memberi kekuatan proses informasi kepada kantor yang lebih besar. Konsep ”kantor
satu departemen” memperluas konsep manajemen administratif yang lebih terpusat.
Konsep sistem informasi
manajemen menggabungkan semua fungsi informasi perusahaan dalam suatu jaringan
informasi. Jaringan ini ada pada gambar 1-3 dimana fungsi koordinasi (pusat
informasi) merupakan pusat intelijen atau basis data organisasi. Jaringan ini
secara teori memberi akses ke semua data dan informasi dalam perusahaan.
Jaringan ini menggabungkan sumber informasi tentang pelanggan, sumber pasokan
dan info produk, serta informasi keuangan dan pasar. Informasi tersebut
diperoleh dari lingkungan eksternal dan dimasukkan ke lingkungan internal.
Fungsi informasi ini dikelola dalam sistem informasi terpusat di banyak
perusahaan besar dan badan pemerintahan. Sistem ini kompleks, melibatkan posisi
baru, peralatan baru, dan reorganisasi, yang direncanakan dalam beberapa tahap
selama bertahun-tahun.
Konsep keunggulan kompetitif dalam operasional perusahaan.
Suatu perusahaan dikatakan
memiliki keunggulan kompetitif ketika perusahaan tersebut mempunyai sesuatu
yang tidak dimiliki pesaing, melakukan sesuatu lebih baik dari perusahaan lain,
atau mampu melakukan sesuatu yang tidak mampu dilakukan oleh perusahaan
lain.Keunggulan kompetitif perusahaan dapat dibangun di atas salah satu dari
tiga disiplin nilai. Pertama, operasional prima (operational
excellence). Perusahaan yang menggunakan strategi ini berupaya mencapai
biaya paling efisien pada setiap proses bisnis yang menghasilkan kualitas jasa
dan barang sesuai harapan pelanggan. Kedua, keakraban dengan pelanggan (customer
intimacy). Perusahaan yang menggunakan strategi ini mempertahankan bisnis
dengan menunjukkan pemahaman luar biasa pada kebutuhan dan harapan pelanggan
melebihi rata-rata kompetitor. Ketiga, produk atau layanan yang senantiasa
inovatif dan terdepan (product leadership).
Strategic Uses of
Information Technology.
Persaingan merupakan kunci
penentu keberhasilan sebuah organisasi bisnis. Strategi persaingan yang diterapkan
oleh bisnis/industri mampu memberikan keunggulan organisasi, dengan
memperhatikan faktor biaya, mutu dan kecepatan proses. Keunggulan kompetitif
akan membawa organisasi pada kemampuan mengendalikan pasar dan meraih
keuntungan usaha. Strategi bisnis menjadi pusat yang mengendalikan strategi
organisasi dan strategi informasi. Perubahan pada salah satu strategi
membutuhkan penyesuaian, agar tetap setimbang.
Hubungan antara strategi
kompetitif perusahaan dan manfaat penggunaan teknologi informasi dikembangkan
melalui beberapa lapisan, mulai dari perencanaan, analisa dan perancangan.
Sejalan dengan semakin luasnya pemanfaatan teknologi informasi di lingkungan
bisnis, maka pemisahan antara teknologi informasi dan strategi kompetitif
perusahaan semakin tidak terlihat. Hal ini karena seluruh strategi kompetitif
perusahaan harus memiliki teknologi informasi.
Strategi perusahaan berbasis
teknologi informasi perlu dibuat karena sumber daya yang dimiliki perusahaan
sangat terbatas, sehingga harus dimanfaatkan secara optimal. Strategi ini juga
digunakan untuk meningkatkan daya saing atau kinerja perusahaan karena para
kompetitor memiliki sumberdaya teknologi yang sama dan memastikan bahwa aset
teknologi informasi dapat dimanfaatkan secara langsung maupun tidak langsung
dalam meningkatkan profitabilitas perusahaan, baik berupa peningkatan
pendapatan mapun pengurangan biaya. Selain itu, strategi perusahaan berbasis
teknologi informasi digunakan untuk mencegah terjadinya kelebihan atau
kekurangan investasi serta menjamin bahwa teknologi informasi yang direncanakan
benar-benar menjawab kebutuhan bisnis perusahaan akan informasi.
Membangun Customer Focused Bisnis
Strategi bisnis yang paham akan perubahan tentu selalu mengaitkan dengan
unsur perubahan yang paling dimensif, yaitu teknologi. Kemampuan menyerap
informasi dari perkembangan teknologi baik unsur perangkat keras maupun
perangkat lunak merupakan wujud dari kepekaan akan nilai-nilai persaingan
bisnis dan wujud strategi bisnis. Misal ketika pergeseran dari mesin fotokopi
yang selalu besar dan berat dengan listrik yang besar beralih bahwa mesin
fotokopi bisa menyatu dengan print dan fax, atau mesin foto kopi portabel yang
irit. Sehingga efisiensi anggaran dan efisiensi waktu dapat mewujudkan kepuasan
pelanggan dari faktor harga yang terjangkau dan layanan yang cepat pula, ini
adalah wujud strategi bisnis yang baik.
Value Chain & Strategic
Information System
Sistem Informasi yang mendukung
atau membentuk posisi kompetitif dan strategis bagi suatu perusahaan
sehingga dapat bertahan dan sukses dalam jangka panjang jika ia mampu
mengembangkan strategi dalam menghadapi lima macam kekuatan kompetitif yang
membentuk struktur kompetisi di dalam industrinya. Keunggulan Kompetitif
suatu perusahaan dapat diwujudkan jika senantiasa berupaya mengatasi
pesaing yang sudah ada. Pesaing baru. Ancaman barang atau produk pengganti,
kekuatan tawar pelanggan dan pemasok. Melalui model rantai nilai,
aktifitas nilai utama dan pendukung perusahaan diarahkan agar
dapat menggunakan dan menghasilkan informasi untuk
dimanfaatkan para eksekutif perusahaan.
Re-engineering Bussiness Process
Dalam ilmu komputer dan
manajemen suatu pendekatan yang bertujuan perbaikan dengan cara menaikan
efisiensi dan efektivitas dari proses bisnis yang ada di dalam dan seluruh
organiasi. Kunci untuk bagi organisasi untuk melihat proses bisnis mereka dari
yang bersih persepektif dan menentukan bagaimana mereka dapat membuat proses
ini yang terbaik untuk meningkatkan cara mereka menjalankan bisnis.
Menciptakan Virtual Company
Suatu perusahaan dapat
membuat suatu aplikasi sistem informasi yang digunakan untuk menjembatani
antara perusahaan dan klien secara online yang terdiri dari customer
yang saling terintegrasi dan supplier dalam port bisnis yang masuk ke dalam
jaringan bisnis (business bus). Untuk kepentingan komunikasi
dan pelayanan dengan supplier dan customer di jalur business
bus, maka dibuat beberapabusinness port pendukung dengan
melibatkan pihak ketiga, yaitu media transportasi, service financier untuk
metoda pembayaran, chating room dan massaging untuk layanan
komunikasi.
Untuk membangun sebuah Virtual
Company, ada beberapa komponen yang dapat digunakan , diantaranya :
1. Email
Hampir semua company menggunakan
email dalam proses komunikasi, kapanpun dan dimanapun.
2. Sistem
yang otomatis dan mudah digunakan
Menggunakan suatu apikasi sistem
informasi yang bekerja secara otomatis untuk menggantikan
pegawai secara langsung, dengan demikian waktu yang digunakan lebih
efisien.
3. Digital
company
Membuat elektronik company secara
on-line.dengan system online , pegawai dapat bekerja kapanpun dan dimanapun.
4. Monitoring
Mempermudah memonitor apikasi situs
web
5. Infrastruktur
Sarana infrastruktur akan dibutuhkan
untuk menjalankan konsep sebuah VC.
6. Motivasi
Memotivasai user agar on-line
7. user-friendly
Membantu user memahami tools
Membangun Knowledge Creating Company
6 hal-hal yang kunci
perusahaan harus lakukan untuk membuat dan mendukung pengembangan pengetahuan
dan penyebaran:
- Upaya inovasi langsung oleh eksekutif memiliki define bidang pengetahuan.
- Mendorong otonomi individu untuk memberikan ruang bagi pengembangan pengetahuan
- Konstan mempertahankan rasa urgensi untuk menghindarkan atau menghilangkan kebiasaaan tertanam
- Memastikan informasi umpan balik
- Melibatkan sebanyak mungkin dalam proses berfikir
- Menerapkan menengah-atas-bawah manajemen, yang melihat manajer menengah sebagai posisi terbaik untuk membentuk sintesis yang realistis eksekutif, aspirasi dan oprasional.
s i
] Gelombang 38