IMPLEMENTASI TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF PERUSAHAAN

Peranan  teknologi  informasi  bagi  perusahaan  sangatlah  penting.  Penerapan teknologi informasi pada tiap perusahaan atau organisasi tentunya memiliki tujuan yang berbeda karena penerapan TI pada suatu organisasi adalah untuk mendukung kepentingan usahanya. Apalagi dengan kondisi saat ini, dengan persaingan dan fluktuasi dunia bisnis yang tinggi sehingga penerapan TI bukan hanya sebagai supporting tools saja, tetapi menjadi strategic tools, dimana fungsi dan perannya lebih komprehensif dan lebih luas terkait pada visi, misi dan tujuan perusahaan. Namun seringkali penerapan TI menjadi gagal karena banyak proyek TI yang selalu tertunda dan berlarut-larut sehingga telah menghabiskan banyak dana tetapi tidak membuahkan hasil. Struktur organisasi bisnis dan proses manajemen yang baik juga merupakan kunci sukses keberhasilan penerapan TI, sehingga faktor leadership menjadi tantangan sekaligus hambatan pada banyak perusahaan karena terkadang eksekutif puncak tak memiliki visi terhadap investasi TI-nya.

Konsep Manajemen Informasi dalam perusahaan.

         Bagi banyak orang, kantor merupakan tempat korespondensi, persiapan formulir dan laporan, penyimpanan data, dan berkas oleh juru ketik, sekretaris, arsiparis, petugas pemberkasan, operator mesin, supervisor dan manajer. Latar di atas sering melibatkan produk fisik – surat, memorandum, dan laporan yang ditulis; pernyataan dan nota yang disiapkan; catatan dan rekaman; lemari berkas yang berisi salinan arsip. Kantor ini ada wujudnya, tapi bagi mahasiswa manajemen perkantoran administratif, ini merupakan gambaran umum sebuah kantor.

         Berbeda dengan kantor dulu, dunia kantor sekarang terus berkembang. Latarnya lebih luas, tergantung pada sistem mesin elektronik yang mempengaruhi organisasi. Dunia kantor baru, tidak menekankan pada data atau formulir, tapi pada informasi. Bukan pada mesin, tapi pada sistem dimana mesin dan pegawai berfungsi. Manajemen kantor administratif, mirip dengan manajemen informasi, menjadi bidang kerja dinamis yang terdiri dari sistem administrasi, proses data, reprografis, proses kata, manajemen data, telekomunikasi dan mikrografis. Perubahan yang membawa pandangan baru dunia kantor memberi spesialisasi untuk banyak pekerja dan perlunya manajer kantor administrasi yang memiliki pengetahuan yang luas.

        Manajemen juga berlaku pada manajemen fungsi kantor. Manajer kantor bertanggung jawab merencanakan, mengorganisasi dan mengotrol semua kegiatan perusahaan dan mengarahkan orang untuk mencapai tujuan perusahaan. Fungsi manajemen kantor terbatas pada layanan berkas dan pegawai. Adanya perkembangan zaman dan metode informasi muncul tuntutan agar informasi dan krputusan dilakukan lebih cepat. Manajemen mulai tergantung pada kekuatan kantor karena teknologi komunikasi dan komputer memberi kekuatan proses informasi kepada kantor yang lebih besar. Konsep ”kantor satu departemen” memperluas konsep manajemen administratif yang lebih terpusat.

         Konsep sistem informasi manajemen menggabungkan semua fungsi informasi perusahaan dalam suatu jaringan informasi. Jaringan ini ada pada gambar 1-3 dimana fungsi koordinasi (pusat informasi) merupakan pusat intelijen atau basis data organisasi. Jaringan ini secara teori memberi akses ke semua data dan informasi dalam perusahaan. Jaringan ini menggabungkan sumber informasi tentang pelanggan, sumber pasokan dan info produk, serta informasi keuangan dan pasar. Informasi tersebut diperoleh dari lingkungan eksternal dan dimasukkan ke lingkungan internal. Fungsi informasi ini dikelola dalam sistem informasi terpusat di banyak perusahaan besar dan badan pemerintahan. Sistem ini kompleks, melibatkan posisi baru, peralatan baru, dan reorganisasi, yang direncanakan dalam beberapa tahap selama bertahun-tahun.

Konsep keunggulan kompetitif dalam operasional perusahaan.

         Suatu perusahaan dikatakan memiliki keunggulan kompetitif ketika perusahaan tersebut mempunyai sesuatu yang tidak dimiliki pesaing, melakukan sesuatu lebih baik dari perusahaan lain, atau mampu melakukan sesuatu yang tidak mampu dilakukan oleh perusahaan lain.Keunggulan kompetitif perusahaan dapat dibangun di atas salah satu dari tiga disiplin nilai. Pertama, operasional prima (operational excellence). Perusahaan yang menggunakan strategi ini berupaya mencapai biaya paling efisien pada setiap proses bisnis yang menghasilkan kualitas jasa dan barang sesuai harapan pelanggan. Kedua, keakraban dengan pelanggan (customer intimacy). Perusahaan yang menggunakan strategi ini mempertahankan bisnis dengan menunjukkan pemahaman luar biasa pada kebutuhan dan harapan pelanggan melebihi rata-rata kompetitor. Ketiga, produk atau layanan yang senantiasa inovatif dan terdepan (product leadership).

      Strategic Uses of Information Technology. 

        Persaingan merupakan kunci penentu keberhasilan sebuah organisasi bisnis. Strategi persaingan yang diterapkan oleh bisnis/industri mampu memberikan keunggulan organisasi, dengan memperhatikan faktor biaya, mutu dan kecepatan proses. Keunggulan kompetitif akan membawa organisasi pada kemampuan mengendalikan pasar dan meraih keuntungan usaha. Strategi bisnis menjadi pusat yang mengendalikan strategi organisasi dan strategi informasi. Perubahan pada salah satu strategi membutuhkan penyesuaian, agar tetap setimbang.

        Hubungan antara strategi kompetitif perusahaan dan manfaat penggunaan teknologi informasi dikembangkan melalui beberapa lapisan, mulai dari perencanaan, analisa dan perancangan. Sejalan dengan semakin luasnya pemanfaatan teknologi informasi di lingkungan bisnis, maka pemisahan antara teknologi informasi dan strategi kompetitif perusahaan semakin tidak terlihat. Hal ini karena seluruh strategi kompetitif perusahaan harus memiliki teknologi informasi.

        Strategi perusahaan berbasis teknologi informasi perlu dibuat karena sumber daya yang dimiliki perusahaan sangat terbatas, sehingga harus dimanfaatkan secara optimal. Strategi ini juga digunakan untuk meningkatkan daya saing atau kinerja perusahaan karena para kompetitor memiliki sumberdaya teknologi yang sama dan memastikan bahwa aset teknologi informasi dapat dimanfaatkan secara langsung maupun tidak langsung dalam meningkatkan profitabilitas perusahaan, baik berupa peningkatan pendapatan mapun pengurangan biaya. Selain itu, strategi perusahaan berbasis teknologi informasi digunakan untuk mencegah terjadinya kelebihan atau kekurangan investasi serta menjamin bahwa teknologi informasi yang direncanakan benar-benar menjawab kebutuhan bisnis perusahaan akan informasi.

Membangun Customer Focused Bisnis

         Strategi bisnis yang paham akan perubahan tentu selalu mengaitkan dengan unsur perubahan yang paling dimensif, yaitu teknologi. Kemampuan menyerap informasi dari perkembangan teknologi baik unsur perangkat keras maupun perangkat lunak merupakan wujud dari kepekaan akan nilai-nilai persaingan bisnis dan wujud strategi bisnis. Misal ketika pergeseran dari mesin fotokopi yang selalu besar dan berat dengan listrik yang besar beralih bahwa mesin fotokopi bisa menyatu dengan print dan fax, atau mesin foto kopi portabel yang irit. Sehingga efisiensi anggaran dan efisiensi waktu dapat mewujudkan kepuasan pelanggan dari faktor harga yang terjangkau dan layanan yang cepat pula, ini adalah wujud strategi bisnis yang baik.

Value Chain & Strategic Information System

        Sistem Informasi yang mendukung atau membentuk posisi kompetitif dan strategis bagi suatu perusahaan sehingga dapat bertahan dan sukses dalam jangka panjang jika ia mampu mengembangkan strategi dalam menghadapi lima macam kekuatan kompetitif yang membentuk struktur kompetisi di dalam industrinya.  Keunggulan Kompetitif  suatu perusahaan  dapat diwujudkan jika senantiasa berupaya mengatasi pesaing yang sudah ada. Pesaing baru. Ancaman barang atau produk pengganti, kekuatan tawar pelanggan dan pemasok. Melalui  model rantai nilai, aktifitas nilai utama dan pendukung  perusahaan  diarahkan agar  dapat menggunakan dan  menghasilkan informasi  untuk dimanfaatkan   para eksekutif  perusahaan.

 Re-engineering Bussiness Process

        Dalam ilmu komputer dan manajemen suatu pendekatan yang bertujuan perbaikan dengan cara menaikan efisiensi dan efektivitas dari proses bisnis yang ada di dalam dan seluruh organiasi. Kunci untuk bagi organisasi untuk melihat proses bisnis mereka dari yang bersih persepektif dan menentukan bagaimana mereka dapat membuat proses ini yang terbaik untuk meningkatkan cara mereka menjalankan bisnis.

Menciptakan Virtual Company

         Suatu perusahaan dapat membuat suatu aplikasi sistem informasi yang digunakan untuk menjembatani antara perusahaan dan  klien secara online yang terdiri dari customer yang saling terintegrasi dan supplier dalam port bisnis yang masuk ke dalam jaringan  bisnis (business bus). Untuk kepentingan komunikasi dan pelayanan dengan  supplier dan customer  di jalur business bus, maka dibuat beberapabusinness port pendukung dengan melibatkan pihak ketiga, yaitu media transportasi, service financier untuk metoda pembayaran, chating room dan massaging  untuk layanan komunikasi.

Untuk membangun sebuah Virtual Company, ada beberapa komponen yang dapat digunakan , diantaranya :

1.      Email

Hampir semua company menggunakan email dalam proses komunikasi, kapanpun dan dimanapun.

2.      Sistem yang otomatis dan mudah digunakan

Menggunakan suatu apikasi sistem informasi yang bekerja secara otomatis untuk menggantikan pegawai  secara langsung, dengan demikian waktu yang digunakan lebih efisien.

3.      Digital company

Membuat elektronik company secara on-line.dengan system online , pegawai dapat bekerja kapanpun dan dimanapun.

4.      Monitoring

Mempermudah memonitor apikasi situs web

5.      Infrastruktur

Sarana infrastruktur akan dibutuhkan untuk menjalankan konsep sebuah VC.

6.      Motivasi

Memotivasai user agar on-line

7.      user-friendly

Membantu user memahami tools

Membangun Knowledge Creating Company

6  hal-hal yang kunci perusahaan harus lakukan untuk membuat dan mendukung pengembangan pengetahuan dan penyebaran:

1. Upaya inovasi langsung oleh eksekutif memiliki define bidang pengetahuan.
2. Mendorong otonomi individu untuk memberikan ruang bagi pengembangan pengetahuan
3. Konstan mempertahankan rasa urgensi untuk menghindarkan atau menghilangkan kebiasaaan tertanam
4. Memastikan informasi umpan balik
5. Melibatkan sebanyak mungkin dalam proses berfikir
6. Menerapkan menengah-atas-bawah manajemen, yang melihat manajer menengah sebagai posisi terbaik untuk membentuk sintesis yang realistis eksekutif, aspirasi dan oprasional.

 s i   ]                                                                                                                                Gelombang 38